Die Digitalisierung soll voranschreiten – so der Wille des Gesetzgebers. Mit der Neufassung von § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes von 27.03.2024 werden alle im Inland ansässige Unternehmer verpflichtet, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können, wenn eine umsatzsteuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wird – Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 gelten nur für die Übermittlung von E-Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Versenden einer Rechnung in Form einer PDF-Datei als Anhang zu einer E-Mail stellt daher keine E-Rechnung dar, da diese nicht elektronisch verarbeitet werden kann.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 macht technische sowie prozessuale Anpassungen notwendig. Auch wenn die Übergangsfristen beim Versand von E-Rechnungen den Schein erwecken, dass kleine und mittlere Unternehmen sich bis 2027/28 nicht damit beschäftigen müssen. Wer 2025 nicht auf einmal von einer XML-Rechnung überrascht und in Aktionismus verfallen will, sollte sich frühzeitig damit auseinandersetzen.
Auch wenn die Einführung der E-Rechnung im Unternehmen eine Umstellung der organisatorischen Abläufe erfordert und gegebenenfalls auch mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden ist, ergeben sich auch Vorteile. Schließlich verursachen Papierrechnungen für das Ausdrucken, das Kopieren, das Kuvertieren, das Verschicken, das Ablegen und gegebenenfalls auch das Scannen vor der anschließenden Verbuchung einen beträchtlichen Arbeits- und Materialaufwand, der zum Großteil durch die Verwendung von E-Rechnungen entfallen kann. Nicht zuletzt ist zu beachten, dass durch den schnelleren Versand auch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnung bis zum Zahlungseingang vorliegt. Da sich bereits in den vergangenen Jahren der Rechnungsversand dahingehend fortentwickelt hat, dass die Versendung zumeist per E-Mail zusammen mit einer angehängten PDF-Datei erfolgt, ist die Umstellung im Einzelfall gar nicht so groß. Dann führt die gesetzliche Verpflichtung zur Versendung der E-Rechnung tatsächlich zu einer Vereinheitlichung, was grundsätzlich zu begrüßen ist. Allerdings wird diese Vereinheitlichung nicht durchgängig erfolgen, denn E-Rechnungen müssen nur gegenüber Unternehmern gelegt werden, gegenüber Verbrauchern ist dies nicht notwendig. Außerdem verschwindet auch nicht der leidige Thermobeleg, da Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise auch weiterhin nicht als E-Rechnung versendet werden müssen.
Um aber Rückfragen von Kunden und arbeitsaufwändige Rechnungsänderungen zu vermeiden, wird es sinnvoll sein, das System der Rechnungslegung einheitlich umzuändern und allen Kunden E-Rechnungen zur Verfügung zu stellen. Dazu wird es erforderlich sein, dass von allen Kunden eine E-Mail-Adresse angefordert wird. Unternehmer müssen auf jeden Fall darauf achten, dass sie von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern E-Rechnungen erhalten, denn für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich. Dies gilt natürlich auch weiterhin bei der elektronischen Rechnungsübermittlung, sodass es für den Vorsteuerabzug zwingend geboten sein wird, die Rechnung maschinell zu verarbeiten.
Unsere Kanzlei arbeitet seit vielen Jahren mit den Produkten der DATEV. DATEV selbst bietet eine Plattform an, mit der sie E-Rechnungen erstellen und administrieren können. Eine solche Lösung wird sinnvoll sein, um den Umstellungsprozess zügig durchzuführen. Schließlich hängt von der Umsetzung ab, dass auch der Rechnungsausgleich zügig erfolgen kann, was die Liquidität sichert.
Egal, wie man zum Thema Digitalisierung steht. Die E-Rechnung ist ein weiterer Schritt hin zum digitalen Geschäftsverkehr. Mit Blick auf die gesetzliche Verpflichtung wird es auf jeden Fall sinnvoll sein, die Umsetzung schnell und gegebenenfalls sogar schon vor dem 01.01.2005 vorzunehmen, damit der Prozess der Rechnungslegung weiterhin reibungslos funktioniert und die Unternehmensliquidität gesichert bleibt.
Wir helfen Ihnen gerne bei der Umstellung und beantworten natürlich auch gerne Ihre Fragen zum Thema E-Rechnung. Sprechen Sie uns an!
