Seit dem 01.01.2025 gilt die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) verpflichtend. Diese Mitteilungspflicht wurde zwar schon zum 01.01.2020 eingeführt, war bisher jedoch durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums ausgesetzt.
Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen oder anderen Vorgängen nutzen, sind nun verpflichtet, dies dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung zu melden.
Warum
Manipulationen an Kassen sollen verhindert werden. Dafür braucht jede Kasse eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jeden Vorgang protokolliert und signiert. Die Zertifizierung betrifft die TSE (Sicherheitsmodul, Speicher, einheitliche Schnittstelle), nicht die Kasse selbst.
Wer muss melden – und bis wann?
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Bestandskassen: Alles, was vor dem 01.07.2025 angeschafft wurde und am 01.01.2025 im Einsatz war, muss bis 31.07.2025 gemeldet werden (Systeme, die 2020–2024 genutzt und schon außer Betrieb sind, nicht).
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Neukauf ab 01.07.2025: Innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden.
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Außerbetriebnahme:
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Vor 01.07.2025 endgültig außer Betrieb: nur melden, wenn die Anschaffung schon gemeldet war.
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Ab 01.07.2025: innerhalb eines Monats melden.
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Meldepflichtig sind u. a. elektronische Registrierkassen, PC-/Tablet-/App-Kassensysteme, Warenwirtschaft mit Kassenfunktion sowie Taxameter/Wegstreckenzähler; nicht meldepflichtig sind z. B. Negativkatalog-Systeme, Demo-Systeme oder ungenutzte Vorrats-TSE. Miete/Leasing gilt wie „angeschafft“.
Was genau wird gemeldet?
Stammdaten (Name, Steuernummer, Betriebsstätten), je Betriebsstätte die zugeordneten Systeme, außerdem für jedes System: Art, Hersteller/Modell, Seriennummer, Anschaffungs-/Inbetriebnahme-/Außerbetriebnahmedatum und ggf. Grund. Für die TSE: Seriennummer (Hex-Code), BSI-Zertifizierungs-ID, Inbetriebnahmedatum und Bauform (SD, USB, Cloud).
So läuft die Meldung über Mein ELSTER (Mini-Guide)
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Zugang sichern: ELSTER-Registrierung inkl. Zertifikatsdatei (.pfx) – Aktivierungs-ID per E-Mail, -Code per Post; Erstellung der Zertifikatsdatei nach Erhalt. (Dauert ein paar Werktage.)
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Einloggen → Formulare & Mitteilungen → Anträge & Mitteilungen → „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“.
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Datenübernahme wählen:
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Frühere Meldung, oder
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XML-Import (UTF-8, Schema Aufzeichnung146a), oder
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Direkteingabe (praxisüblich).
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System/TSE je Betriebsstätte erfassen → speichern → elektronisch übermitteln. Tipp: Viele Felder lassen sich aus DSFinV-K/DSFinV-TW-Exporten übernehmen (Handbuch des Kassenanbieters).
Merkblatt
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